株式会社オーファスプライバシーポリシー

PRIVACY POLICY 個人情報保護方針

株式会社オーファス（以下、「当社」）は、総合ビルメンテナンス業（清掃管理業務、設備管理業務、環境衛生管理業務、警備業務、アウトソーシング業務）、派遣業、コンビニエンスストア事業者として取扱う個人情報の重要性と社会的責任について正しく認識し、当社における個人情報保護マネジメントシステム（以下、「ＰＭＳ」）定着への活動を日々推進しております。当社は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下、番号利用法と呼ぶ）」、「個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法と呼ぶ）」および、「JIS Q15001:2017　個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」を遵守し個人情報を取扱う組織として次の方針を掲げます。

ａ．個人情報の適切な取得・利用及び提供

当社は、総合ビルメンテナンス業、派遣業、コンビニエンスストア事業で取扱う個人情報、並びに雇用等において取扱う特定個人情報を含む個人情報について、あらかじめ特定された利用目的の範囲の中で個人情報の適切な取得・利用を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用）を行わないこと及びそのための措置を講じます。

ｂ．法令及び規範の遵守

当社は、個人情報の取扱いに関して、「番号利用法」「個人情報保護法」など各種法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

c．安全管理対策

当社では、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等を確実に防止いたします。また、不適切な事項については予防策および市場のセキュリティ事故の実例ならびにご要望等により改善が必要とされたときには、速やかにこれを是正いたします。

d．苦情及び相談への対応

個人情報のお問い合わせ、質問、苦情などについて、当社窓口にて誠実かつ迅速な対応に努めます。

e．個人情報保護に関する取り組みの継続的改善

社員教育の強化、監査体制の整備充実を通じて、ＰＭＳを継続的に見直し改善します。

■当社のＰＭＳに関する苦情・相談受付窓口

〒862-0920熊本県熊本市東区月出1丁目7番13号
株式会社オーファス　PMS事務局
TEL:096-384-0251／FAX:096-382-7752
mail:info@ohfas.co.jp
(受付時間：9：00～17：00)土日祝日年末年始除く)

代表取締役　大森　敏雄

制定日：2014年12月17日
改定日：2022年08月18日

HANDLING PERSONAL DATA 個人情報の取扱について

1. 個人情報の利用目的

当社で取得する個人情報は、都度利用目的を通知し、明示的な同意を得た上で利用します。当社のホームページからお問い合わせいただく際にお預かりした個人情報は、以下の目的に限定して利用し、その他の目的で利用することはありません。

（1）

顧客及び取引先の個人情報：取引に係る業務遂行及び連絡のため。

（2）

応募者の個人情報：書類審査、面接及び連絡のため。

（3）

従業員の個人情報：人事管理、勤務管理、税務管理、業務管理、経理清算、給与管理、福利厚生、安全管理、個人番号関係事務のため。

（4）

退職者の個人情報：退職後の諸手続き及び連絡のため。

（5）

お問い合わせ（開示等請求、苦情・ご相談対応を含む）：問い合わせ対応のため。

2. 個人情報の開示等の請求について

当社が保有する開示対象個人情報について、利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等という）に応じます。

（1）

開示対象個人情報の利用目的：前項に記載。但し、受託業務に係る個人情報については、当社は開示等の権限を持っていないため、委託元に直接お問い合わせください。

（2）

個人情報の第三者提供：取得時に同意を得た利用目的以外に、法律等に基づく行政機関等への提供、犯罪捜査、保健衛生上の理由で個人情報を提供することがあります。それ以外に第三者に提供することはありません。

（3）

個人情報の取扱いの委託：取得した個人情報は、当社と同等以上の安全管理措置が講じられていると評価し契約した事業者に委託することがあります。

（4）

開示等のご請求先：書面による開示等をお求めの場合は、個人情報開示等請求書を送付いたします。個人情報開示等請求書・本人確認書類及び開示等手数料を同封の上、下記まで郵送願います。
※代理人からのご請求の場合は、ご本人の本人確認書類、代理人の本人確認書類、ご本人からの委任を受けた代理人であることを証明する書類をご提出ください。

（5）

手数料：利用目的の通知・開示の場合は、手数料1,000円（＋消費税）を申し受けます。

（6）

法令の規定によって特別の手続きが定められている場合は、その法令に従います。

3. 保有個人データの安全管理の措置について

当社では、個人情報保護法第 23 条にもとづき、保有個人データの安全管理のために以下のような措置を講じています。

（プライバシーポリシーの策定）
個人データの適正な取扱いの確保のため、「取得・利用・提供」、「個人情報の取得元」、「関係法令等の遵守」、「お問い合わせ（苦情を含みます。）」等についてのプライバシーポリシーを策定しています。

（個人データの取扱いに係る規程の整備）
取得・入力・利用・保管・移送・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、管理者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）
個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および該当従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

（人的安全管理措置）
個人データの取扱いに関する留意事項について、全従業者に定期的な研修を実施しています。

（物理的安全管理措置）
個人データを取り扱う重要な機器類の設置場所において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

（外的環境の把握）
外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

制定日：2018年04月01日
改定日：2022年08月18日

INFORMATION SECURITY POLICY 情報セキュリティ方針

株式会社オーファスは、当社が取扱う情報資産を保護することの重要性を深く認識し、情報セキュリティマネジメントシステム構築のため、基盤となる情報セキュリティ方針を制定します。ピルメンテナンスの業務に関わる役員及び全従業員が、この情報セキュリティマネジメントシステムの規程を順守・実施・維持し、運用状況の監音により、継続的な発展と改善に努めます。

GUIDELINES FOR ACTION 行動指針

1.

当社は、情報セキュリティの確立が最重要事項のひとつであると認識し、企業の社会的責任であることを理解の上、ビルメンテナンスの業務に従事する全ての者がこれに取組みます。

2.

当社は、機密性、完全性及び可用性に対する脅威から情報資産を保護するため、業務実態に応じた適切な管理体制を策定・整備し、これを確実に実施します。

3.

当社は、情報セキュリティ確立のため、関係法令その他の規則並びに契約要求事項を順守します。

4.

当社は、ビルメンテナンスの業務に従事する全ての者に対し、情報セキュリティの意識向上を図り、情報セキュリティ方針を浸透・理解させるために必要な教育・訓練を行います。

5.

当社は情報セキュリティマネジメントシステムの運用にあたり、ピルメンテナンスの業務に従事する全ての者が情報セキュリティの事故発生防止に努めます。不測の事態により、事故が発生した場合には迅速に対応すると共に適切な対策を実施します。また、再発を防止するため徹底した改善を策定し、これを確実に実施します。

6.

当社は、情報セキュリティマネジメントシステムの運用状況を継続的に監督し、定期的な監査を実施します。また、必要な改善が認められた場合にはこれを確実に実施し、情報セキュリティの確保に努めます。

制定日：2014年12月17日

CONTACT 個人情報及び情報セキュリティに関する受付窓口

株式会社オーファス　PMS事務局
保護管理責任者
TEL:096-384-0251／FAX:096-382-7752
mail:info@ohfas.co.jp
(受付時間：9：00～17：00)土日祝日年末年始除く)

CONTACT 認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申出先

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565/0120-700-779